イベントの参加・出店申込管理システム

イベントの申込は、Webフォーム、メール、電話、FAX、窓口と、受付の経路がばらばらになりがちです。追加の申請や修正が重なると、誰が何をどこまで出したのかが分からなくなります。このシステムは、申込のあとの追加申請・確認・集計までを、ひとつの流れとして管理します。申込の項目や管理画面はイベントごとに組み立てるオーダーメイドで、デモもご覧いただけます。

申込から集計までの流れ

• 基本申込　団体・店舗情報、担当者、連絡先、参加内容をWebフォームで受付
• 参加者番号の発行　専用の番号を自動で発行し、専用リンクをメールで送る
• 追加の申請　商品・食品取扱・電気工事・機材など、必要なものだけを追加で提出
• 運営の確認　未提出・添付書類・要確認の項目を管理画面でチェック
• 修正・代理登録　電話やFAXで届いた変更もスタッフが登録し、変更前の内容も履歴に残す
• 集計・出力　CSV・Excel・PDFで、担当部署ごとに必要な形で出力

フォームはイベントに合わせて組み立てる

基本の参加申込に加えて、出店商品の登録、食品取扱の事前申請、電気工事（使用機器・容量・配置図）、機材（テーブル・椅子・什器）、火気・ステージ出演・車両などの独自の申請を、必要な分だけ追加できます。「食品を扱う＝はい」の人だけに食品の申請を出すといった条件分岐にも対応します。

運営側の管理画面

• 提出状況を一覧で参加者ごとの最新状態を基準に、未提出・要確認・追加申請を横断して確認できます。一覧に出す列もイベントごとに変えられます。
• 未提出を抽出締切前に、特定のフォームだけ出していない参加者を絞り込めます。
• 履歴と添付書類いつ・誰が・何を変更したかを、変更前の値と一緒に残します。配置図や許可証などの添付も参加者ごとに保管。
• 自動バックアップと次年度登録情報を定期的に保存し、イベント終了後も過年度のデータを保持。次年度は項目や日程を更新して続けて使えます。

使われる場面

• マルシェ・物販イベント
• 展示会・商談イベント
• 地域イベント・お祭り
• スポーツ・体験イベント
• 自治体・公共のイベント

最初は「基本申込と参加者一覧」だけで始め、翌年から商品登録や事前申請を加えるといった段階的な導入もできます。ドメイン・サーバーの準備から構築します。

画面の写真は説明用の見本で、名前やデータは仮のものです。